Автоматизация аптеки

Секреты мастерства Комментарии

С тех пор, как появился первый компьютер, человек стремится избавить себя от рутинной работы, перепоручив выполнение ряда операций машине. Машина бесстрастна и объективна, она не совершает ошибок и не уходит в отпуск. Компьютеру могут одинаково доверять и владелец бизнеса, и фармацевт.

Мы все привыкли к автоматизированным супермаркетам, но аптека, оснащенная компьютерной системой и кассовыми модулями, за пределами крупных городов все еще остается диковинкой. Автоматизация аптеки – это возможность оптимизировать большинство бизнес-процессов, получить полный контроль над контрольно-кассовыми операциями, товарными запасами и закупками, взаиморасчетами с поставщиками, бухгалтерской и учетной деятельностью.

На сегодняшний день большинство российских аптек автоматизированы лишь частично:
• 70% розничных аптечных учреждений используют программы электронного заказа поставщикам;
• 50% аптек ведут автоматизированный бухгалтерский учет;
• 5-10% внедрили систему электронного документооборота с использованием технологий штрихкодирования и автоматическим анализом финансовой деятельности.

Компьютер в помощь фармацевту

Розничным торговым организациям предлагается масса программ и программных комплексов для автоматизации рабочего процесса от различных разработчиков. Все они удобны и просты в использовании, легко внедряются на местах. Практика показывает, что сотрудники аптеки принимают нововведения доброжелательно, и даже фармацевты пенсионного возраста легко адаптируются к новинкам.

Возможности программного обеспечения колоссальны:

• учет поступления и перемещения товаров от поставщиков и внутри филиальной сети;
• мгновенное проведение выборочной или сплошной инвентаризации – персоналу остается только сравнить фактическое количество медикаментов по каждой товарной позиции;
• ведение и учет банковских и кассовых операций;
• автоматическое формирование заказов;
• автоматическое ценообразование;
• реализация товара по штрих-коду;
• управление ассортиментом;
• возможность одновременной работы с различными видами дисконтных программ, контроль и учет предоставленных скидок.

Этот список далеко не полон – на самом деле плюсы автоматизации любого торгового предприятия можно перечислять долго. Фармацевтическая отрасль предъявляет расширенные требования к автоматизации. Десятки тысяч зарегистрированных и широко реализуемых лекарственных средств, БАДов, товаров медицинского назначения, жесткие законодательные ограничения – все это, на первый взгляд, делает автоматизацию невозможной, вынуждая пополнять штат новыми сотрудниками. Однако технологии развиваются, и разработчики ПО стремятся удовлетворить растущий спрос надежными и умными программами.

Особенности программных продуктов для фармацевтической отрасли

Программа автоматизации аптеки должна иметь значительно больше функций, нежели любого другого торгового предприятия. Что предлагают разработчики для фармацевтической отрасли?

Отдельный учет препаратов рецептурного отпуска, а также учет льготного отпуска медикаментов по рецептам – налицо огромная экономия времени сотрудника аптеки. Учет медикаментов ведется по сериям, можно запрограммировать отдельный учет по условиям хранения или по другому признаку, к примеру, самостоятельный учет экстемпоральных форм, учет ЖВЛ, учет товаров обязательного ассортимента.

Программа автоматически контролирует сроки годности имеющихся в наличии медикаментов. Даже идеальный фармацевт не всегда успевает следить за этим – по старинке в аптеке велась тетрадь, куда записывались данные по срокам реализации на ближайший год. Чтобы составить этот список, приходилось вручную пересматривать каждую упаковку на витрине и в материальной комнате. Теперь все автоматизировано – компьютер может выдать перечень препаратов, которые нужно реализовать до конкретной даты.

Программа анализирует товарные остатки и производит расчет потребности в товаре по каждой позиции – это мгновенная выдача дефектуры, где не забыт ни один препарат, а количество к заказу является оптимальным. Если раньше фармацевты писали заявки вручную, то теперь с этим успешно справляется компьютер.

Используя программу, заказывать медикаменты можно по сводному прайс-листу. Раньше, чтобы сравнить цены на конкретный препарат в различных оптовых компаниях, фармацевту приходилось перелистывать толстые распечатанные прайс-листы или открывать на экране компьютера сразу несколько программ. Сводный прайс включает в себя данные нескольких оптовиков и помогает выбрать то, что нужно аптеке.

В программу для автоматизации аптеки заложено несколько вариантов вычисления торговой надбавки – от оптовой цены, от цены завода-изготовителя, от зарегистрированной в государственном реестре цены. Компьютер позволяет выставить различные критерии выбора торговой наценки и контролирует ее на превышение предельно допустимой. К примеру, на ЖВЛ выставляется 20%, на БАДы 40%, на препараты закупочной стоимостью менее 10 рублей 30% — параметров может быть сколько угодно, их число зависит от сложности установленного ПО. И больше не нужно вручную заполнять протоколы согласования цен!

Имея выход в Интернет, можно осуществлять текущий контроль качества продукции – в большинстве программных комплексов для фармацевтической отрасли предусмотрена возможность контроля забракованных и изъятых из обращения лекарственных средств в режиме онлайн. Включая утром компьютер, фармацевт видит новые данные по изъятию и может за 5 минут проверить, есть ли забракованные серии в наличии.

Еще одна полезная функция – хранение графической базы сертификатов с возможностью их распечатки. Иногда случается, что недовольный или излишне мнительный покупатель сомневается в качестве медикаментов. Если раньше сотруднику аптеки приходилось доказывать подлинность на словах или запрашивать копию сертификата на складе, то теперь достаточно распечатать нужный документ.

Больше не нужно хранить в аптеке толстые книжки – в программе имеются интегрированные справочники лекарственных средств. Из такого справочника можно распечатать аннотацию и предложить ее покупателю; а если увеличить шрифт – все бабушки в микрорайоне станут вашими верными приверженцами. При отсутствии в продаже нужного препарата, программа поможет подобрать аналоги из имеющихся в наличии лекарственных средств.

Для упрощения работы программные комплексы адаптированы к самым распространенным бухгалтерским системам – 1С, Турбо Бухгалтер и т.д. Есть и возможность автоматического формирования налоговой отчетности. Это особенно актуально для небольших аптек, где заведующий, зачастую, выполняет функции бухгалтера.

Аналитические возможности программных комплексов автоматизации аптеки тоже впечатляют: можно провести анализ по любой товарной группе или конкретной позиции, выявить лидеров продаж и препараты редкого спроса, вычислить скорость реализации товара, определить эластичность спроса. Финансовый анализ упрощен до предела – вычислить реальную дневную прибыль, как и любой другой показатель, можно за несколько секунд.

Для аптечных предприятий создается множество программ, как платных, так и бесплатных. НПК «Катрен», ЗАО «Аптека-Холдинг», ЗАО «Арал Плюс» и ряд других поставщиков предлагают свои программные продукты, которые выгодно отличаются хорошей функциональностью, надежны и просты в работе. Чтобы автоматизировать свою аптеку, достаточно стать клиентом одной из этих компаний, купить необходимое оборудование и сообщить о своем желании пользоваться программой.

Наиболее известные и используемые сегодня в фармацевтической отрасли программные комплексы:
• «М-АПТЕКА плюс»
• «Аналит: Аптека»
• «SV:Фармацевт»
• «Юнико-Аптека»
• «еФарма»
• «М-аптека»
• «Инфо-Аптека»

Автоматизация – прерогатива большой аптеки?

Автоматизация аптечной сети – не роскошь, а суровая необходимость, средство борьбы за повышение прибыли предприятия путем снижения численности персонала и экономии на заработной плате. Крупные единичные аптеки преследуют те же цели. Но зачем система автоматизации крошечному аптечному киоску?

Представьте себе маленький аптечный киоск в торговом комплексе, где работает один фармацевт. Постоянный поток покупателей, которым нужно уделить время – помочь выбрать препарат и проконсультировать по его применению. Привозит товар оптовая компания – фармацевт на время закрывает окошко, расписывается в накладных, а потом – не знает, работать ей с посетителями или разбирать свежепривезенный товар. Дилемма: начнешь разбирать товар – не будет выручки, будешь работать с клиентами – товар останется неоприходованным и нерасцененным.

Древнее решение – второй фармацевт, которому требуется выплачивать заработную плату. В современном аптечном киоске проблема решается иначе. Заявка отправляется на склад в электронном виде при помощи фармпрограммы, через некоторое время с оптового склада приходит подтверждение по наличию медикаментов и надлежащим образом оформленная электронная накладная. Программа автоматически приходует товар, рассчитывает розничную стоимость по каждой товарной позиции, составляет протокол согласования цен, формирует ценники, которые тут же распечатываются. Когда оптовая компания привезет заказанные медикаменты, на их вторичные упаковки останется лишь наклеить ярлычки.

Мечта? Нет, реальность!

Автор — Алена Славкина, полная версия статьи опубликована в журнале «ЛедиВита» в августе 2009 года

Рекомендую также следующие статьи:

  1. Большие проблемы маленькой аптеки. Часть 2
  2. Большие проблемы маленькой аптеки
  3. Чего хотят покупатели аптеки? Часть 1
  4. Как бороться с фальсификацией в масштабах аптеки
  5. Чего хотят покупатели аптеки? Часть 2

При перепечатке материалов обязательна активная ссылка
на http://pharm-business.ru/mastery/117

1 комментарий к “Автоматизация аптеки”

  1. наталья пишет:

    статья очень понравилась

Оставьте отзыв

Я не робот
© 2009-2017 Фарм-бизнес: современная аптека
RSS записей RSS комментариев Войти

При цитировании необходимо разрешение автора и активная индексируемая ссылка на pharm-business.ru