Заказ товара в аптеке

Секреты мастерства Комментарии

Аптечный бизнес – один из самых сложных с точки зрения формирования оптимального товарного запаса и заказа медикаментов. Как работать, чтобы угодить всем? Чтобы план по прибыли был выполнен и перевыполнен, а довольные посетители не уходили без желанных покупок? Для этого нужно научиться заказывать товар грамотно.

Существуют две базовые стратегии формирования товарных запасов аптечного предприятия (да и не только аптечного):

  1. стратегия фиксированного объема заказа;
  2. стратегия фиксированного интервала заказа.

Каждая из них имеет свои преимущества.

Первая характеризуется тем, что объем заказываемых медикаментов по каждой товарной группе — величина постоянная. Заказ товара осуществляется с периодичностью, зависящей от использования имеющихся товарных запасов.

При использовании второй стратегии постоянной величиной будет интервал времени между заказами товара, а объем заказа рассчитывается исходя из отклонения фактического товарного запаса от требуемого уровня на дату заказа.

Рассмотрим обе стратегии подробнее.

Стратегия фиксированного объема заказа

Эта стратегия широко распространена по всему миру, поскольку является универсальной. Формирование товарного запаса с использованием стратегии фиксации объема заказа требует расчета объема единовременного заказа как постоянной величины. Объем заказа рассчитывается как оптимальная партия поставляемой продукции. При этом учитываются изменения условий поставок продукции в зависимости от изменения объема заказа, оптимизируются транспортные расходы на доставку товара. Объем заказа рассчитывается таким образом, чтобы его величины хватило для достижения требуемого уровня товарного запаса (с учетом времени, которое проходит от момента заказа продукции у поставщика до момента его прихода на склад или непосредственно в аптеку). Использование стратегии фиксации объема заказа требует надежности отношений с поставщиками продукции: расчетное время поставки продукции должно совпадать с фактическим.

Данная стратегия применяется предприятием при необходимости стандартизации партий заказываемой продукции. Например, единовременный заказ на определенную сумму может позволить получить от поставщика продукции более привлекательные условия — ограничение объема заказа снизу; или же возможности транспортировки продукции ограничены и единовременный заказ продукции не может превышать заданную величину — ограничение сверху.

Иногда эту стратегию называют еще стратегией «уровня реагирования», так как заказ товара осуществляется после достижения уровня товарного запаса определенной величины. К примеру, уровень заказа препарата Фезам – 15 упаковок, на этом уровне вы должны среагировать и сделать заявку.

Как осуществить это на практике?

С нуля – то есть со времени открытия аптеки – нужно выполнить несколько простых операций:

  1. определить единовременный объема заказа по каждому типу продукции с учетом ограничений по объемам поставки и с учетом изменений условий поставки товара в зависимости от размеров заказа;
  2. определить требуемую величину товарного запаса для обеспечения удовлетворения спроса с учетом колебаний его величины и структуры;
  3. определить уровень товарного запаса, при котором осуществляется заказ продукции (с учетом длительности интервала времени от момента заказа продукции до момента ее поставки от поставщика).

Все последующие операции – типичная текучка: они очень просты и выполняются на протяжении функционирования аптечного предприятия с установленной периодичностью. Нужно постоянно мониторить состояние товарного запаса, чтобы не упустить момент достижения величины уровня товарного запаса, сигнализирующего о необходимости заказа продукции. Возвращаясь к нашему примеру это выглядит так: вы ни в коем случае не должны пропустить момент, когда Фезама осталось ровно 15 упаковок. Все препараты, для которых достигнуто количество Х, должны быть заказаны!

Если аптека уже автоматизирована, то применение стратегии фиксированного объема заказа сводится к тому, чтобы выявить с помощью компьютера все товарные позиции, нуждающиеся в дозаказе, и отправить заявку поставщику.

Стратегия фиксированного интервала заказа

Эту популярную в России стратегию также называют стратегией «периодических оценок». На мой взгляд, она менее гибкая, чем первая, и не может на должном уровне применяться к товарам сезонного спроса. А ведь таких товаров на аптечной полке – великое множество!

Суть стратегии такова: определяется и фиксируется периодичность проведения оценки товарного запаса предприятия и заказ новых партий продукции. К примеру, аптечный пункт получает товар по вторникам и пятницам. Или один раз в неделю – по средам. Размер единовременного заказа при этом является величиной переменной. При каждой заявке на товар поставщику аптека стремится пополнить свои запасы до требуемой величины так, чтобы товаров хватило для удовлетворения спроса в интервале между заказами. Интервал этот строго фиксирован и, составляя заявку, нужно учитывать необходимость обеспечения аптеки товарами на время поставки (интервал времени между заказом товара и его поставкой в аптеку от поставщика), а также обязательно брать в расчет необходимость поддерживать некоторый «страховой» уровень товарного запаса на предприятии.

Стратегия фиксации интервала заказа удобна и эффективно используется предприятиями для «гашения» колебаний спроса за счет создаваемых товарных запасов. Недостатком же стратегии является вероятность критического снижения уровня товарного запаса внутри интервала заказа.

Товарный запас оценивается с заданной периодичностью, и для того чтобы не исчерпать запасы продукции до момента следующей поставки, необходимо, чтобы период этот не был слишком большим.

Как осуществить это на практике?

Для начала – при открытии аптеки или сразу после принятия решения о переходе на эту стратегию заказа – нужно выполнить следующие действия:

  1. определить максимальную требуемую величину товарного запаса по каждому типу продукции – это тот уровень товарного запаса, к достижению которого предприятие стремится при каждом заказе товара;
  2. определить оптимальный интервал заказа.

Ежедневное применение этой стратегии более трудоемко: придется постоянно сравнивать фактическую величину товарного запаса с требуемой, а если возникает необходимость в заказе, то рассчитывать число упаковок по каждой позиции с учетом множества факторов:

  • существующего на данный момент времени уровня товарного запаса предприятия
  • длительности периода времени от момента заказа до поставки товара
  • уровня товарного запаса, который должен быть достигнут в результате заказа товара

У применения стратегии фиксации интервала закупок есть ряд существенных плюсов. Аптечный ассортимент состоит из огромного количества товарных позиций, спрос на которые отличается. Не удастся поставить в заказе одинаковое количество упаковок на разные виды лекарственных средств – при применении первой стратегии придется анализировать необходимый товарный запас по каждой позиции. Различается и ритмичность продаж, и спрос по каждому наименованию продукции, и сезонность спроса нужно учесть, и воздействие рекламы по некоторым позициям – факторов очень много и вычислить экономически обоснованное количество товара по каждой позиции под силу далеко не каждому руководителю. При заказе товара с фиксированным интервалом думать практически не нужно — достаточно просто добрать у поставщика определенное количество упаковок по каждой товарной позиции.

Дополнительное преимущество фиксации интервала закупок – снижение риска затоваривания аптеки. Учитывая, что транспортировка в 99% случаев производится силами поставщика, аптечное предприятие ничего не теряет, отправив на склад несколько маленьких заявок с определенной периодичностью, чем одну большую. Иногда оптовые компании предоставляют скидки за крупные разовые заказы, но чаще объем закупок «на скидку» исчисляется совокупно – по месяцам, по кварталам или за год, что позволяет не делать лишних вложений в каждую конкретную закупку.

Есть и существенный минус: при использовании этой стратегии суммарный товарный запас аптечного предприятия должен быть достаточно крупным – намного больше по сравнению со стратегией фиксации объема единовременного заказа. Чтобы обеспечить защиту от преждевременного исчерпания товарного запаса аптеки и избежать отказов покупателям, придется вкладывать больше средств либо уменьшать интервал между заказами – тем более, что большинство крупных и надежных поставщиков готовы доставлять медикаменты ежедневно.

Сколько же товара и с каким интервалом заказать?

Какую бы стратегию закупок не выбрал руководитель аптеки, самое важное – определить оптимальный размер запаса товара по каждой позиции. Здесь нам на помощь приходит математика с ее простыми и емкими формулами.

Чтобы определить оптимальную величину единовременного заказа продукции у поставщика, предприятию необходимо найти компромисс между затратами на хранение товарного запаса (которые увеличиваются с ростом товарного запаса предприятия) и затратами на формирование заказа (которые уменьшаются с ростом товарного запаса предприятия, так как при этом уменьшается число заказов продукции за период времени).

Пусть Q – количество единиц продукции в одной поставке;
D – величина спроса на продукцию за рассматриваемый период времени;
Zхр – затраты на хранение одной единицы товарного запаса в течение рассматриваемого периода времени;
Zрз – затраты на размещение одного заказа.

Затраты на хранение включают в себя не только затраты на аренду помещения, коммунальные услуги и прочее, но также затраты на изъятие денежных средств из оборота, а затраты на размещение заказа могут включать в себя оплату труда специалиста, обрабатывающего заказ, оплату Интернета для отправки заявки и т.д.

Для удовлетворения спроса аптеке необходимо за рассматриваемый период сделать количество заказов, равное D:Q. В том случае, если спрос на продукцию равномерен во времени, средняя величина товарного запаса за рассматриваемый период времени будет равна Q:2.

Чтобы посчитать суммарные затраты на заказ и хранение продукции, используйте формулу:
(D:Q)*Zрз + (Q:2)*Zхр = Z (суммарные затраты).
Единовременный заказ товара Q будет оптимален, если составляющие суммарных затрат (D:Q)*Zрз и (Q:2)*Zхр равны. Оптимальный размер единовременного заказа может быть определен по формуле:
Q = v* ((2*D*Zрз):Zхр).

Оценить действие этой волшебной формулы каждый из вас сможет на примере любой товарной позиции из своего заказа. Округлять полученные данные можно только вверх: если, по правилам математики, вы округлите, к примеру, 5,3 до 5, то спрос на 1 упаковку товара останется неудовлетворенным, а аптека недополучит прибыль.

Определить частоту подачи заявок можно только на своем личном опыте – каких-либо нормативов тут не существует. Каждая аптека индивидуальна, и универсальных решений быть не может. Большинство аптечных предприятий работают по принципу «поставки каждый день», если вас по каким-то причинам это не страивает, смело экспериментируйте.

Для российского фармацевтического рынка характерно то, что розничные аптечные предприятия имеют широкую свободу выбора времени и периодичности осуществления заказов продукции у поставщиков. Обычно аптека может сократить интервал заказа до одного рабочего дня, что позволяет поддерживать товарный запас на уровне, соответствующем локальному спросу, и при этом не вкладывать денежные средства в создание крупного резервного запаса, предназначенного для своевременного «гашения» колебаний этого спроса.

Крупные поставщики надежны – вы можете быть уверены, если товар заказан сегодня, то уже завтра он будет красиво выложен на вашей витрине. Это позволяет аптечному предприятию не формировать больших товарных запасов «для подстраховки» — на случай сбоев поставок (большой разницы между плановой датой поставки товара и фактической). Современная аптека – высоко мобильная структура; она может и должна функционировать как гибкая экономическая система, оперативно реагирующая на все изменения окружающей среды (в данном случае, изменения величины и структуры спроса) без создания крупных собственных запасов.

Контроль товарного запаса и оптимизация системы заказов каждой из позиций ассортимента аптечного предприятия — трудоемкий и довольно сложный процесс, но он приносит высокие дивиденды. Расчет товарного запаса позволяет обеспечить компромисс между недостатком продукции на складе, вызывающим излишние отказы покупателю, и чрезмерным затовариванием, вызывающим «замораживание» оборотных средств. Таким образом, оценка и оптимизация величины товарного запаса повышает оборачиваемость денежных средств аптечного предприятия и позволяет использовать имеющиеся ресурсы более эффективно.

Алёна Славкина, «Леди Вита»

Рекомендую также следующие статьи:

  1. Безупречный сервис: ассортимент, продажи и дополнительные услуги
  2. Формы торговли в аптеке: закрытые витрины или открытая выкладка товара?
  3. Спрос в аптеке: виды и специфика
  4. Безупречный сервис в аптеке: перспективные направления
  5. Индивидуальная ассортиментная стратегия аптеки

При перепечатке материалов обязательна активная ссылка
на http://pharm-business.ru/mastery/636

Оставьте отзыв

Я не робот
© 2009-2017 Фарм-бизнес: современная аптека
RSS записей RSS комментариев Войти

При цитировании необходимо разрешение автора и активная индексируемая ссылка на pharm-business.ru